Hadsel åpner opp arkivene for folk og presse, men først skal kommunen risikovurdere friheten før den slippes helt løst.
Hadsel har siden tidlig i høst annonsert at kommunen før nyttår skal gå over til nytt saks- og arkivsystem. Ved innføringen som kommer fra 5. desember regner man med at det til å begynne med blir forsinkelser.
– Bytte av saks- og arkivsystem vil medføre at det kan bli noen dagers forsinkelse på offentlig postliste. Vi vil gjøre vårt beste for at ulempene skal bli så marginale som mulig og overgangen så kort som mulig, skriver Hadsel kommune på sine hjemmesider.
– Så snart vi er over i normal drift med nytt saks- og arkivsystem, så vil både media og innbyggere forhåpentligvis oppleve store forbedringer i tiden framover. Blant annet vil det etter hvert bli publisert en innsynsmodul som gjør det enklere å få tak i de dokumenter du er på utkikk etter. Allerede fra 5.12.2016 vil vi publisere en innsynsmodul som gir deg muligheter for å søke opp dokumenter du er på utkikk etter. Du kan også be om innsyn via hjemmsiden, ved å klikke på det dokumentet du vil ha tilgang til. Da genereres det en e-post med saks- og dokumentnummer som fungerer som innsynsbegjæring, skriver Espen Bjørnsund Gundersen i sin informasjon til innbyggerne.
Så snart vi er sikre på at vi har gode rutiner på plass, vil vi også publisere en «fullskala innsynsmodul», hvor alle dokumenter som er offentlig, vil være søkbar og lesbar på nett. Dette er imidlertid et arbeid som vil kreve noe mer tid, heter det.
På spørsmål fra LoVe24 sier personalsjef Espen Bjørnsund Gundersen at det ikke er satt noen eksakt dato for innsynsmodulen ennå.
– Vi må forberede rutiner og sikre oss at vi ikke publiserer dokumenter som skal være skjermet. Arbeidet er allerede i gang og vi håper å få gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) på plass før jul. ROS-vurderingen vil gi oss svar på hvor mange og hvilke type tiltak vi må sette i gang før vi kan aktivisere innsynsmodulen med filvisning (direkte dokumentvisning på skjerm, journ.anm.).
– Så lenge vi ikke vet hvilke tiltak vi er nødt til å sette i gang med, så er det vanskelig å sette en eksakt dato. Vil presisere at vi likevel kommer til å lansere en innsynsmodul, men ikke med filvisning ennå. Det vil si at du får opp offentlig postliste på nett, samt muligheter for å søke opp dokumenter og be om innsyn på de enkelte dokumentene ved å klikke på de. Altså en stor forbedring allerede fra 5.12.201, sier personalsjef Espen Bjørnsund Gundersen.
Hadsel kommune hadde allerede for flere år siden en helt fin portal for direkte innsyn i kommunale dokumenter, etter offentlighetsloven. Et dokument med personopplysninger havnet på avveie. Etter det ble den velfungerende portalen stengt.
