Administrasjonen og politikerne i Hadsel kommune skjuler viktige dokumenter og opplysninger for offentligheten gjennom ubegrunnet hemmelighold og feiltolkninger av Offentlighetsloven og forskrifter.
8445melbu.no har over lang tid undersøkt den offentlige postjournalen til Hadsel kommune, og sitter igjen med det inntrykket at administrasjonen i Hadsel kommune må ha noe som kan ligne en lokal liten verdensrekord i hemmelighold. Samtidig er det kjent at politikerne i kommunen i ulike sammenhenger bruker Offentlighetslovens paragrafer for å hindre lokalsamfunnet – som har valgt dem – fullt innsyn i ulike saker og dokumenter i kommunen. Av og til kan det være behagelig.
Eksempelet
Vi kunne ha tatt tak i en lang rekke saker som Hadsel kommune i utgangspunktet hemmeligholder, ofte av administrative og politiske grunner. Vi har imidlertid valgt å ta tak i én av sakene, og forelagt opplysninger fra kommunens postjournal til uttalelse i Statsarkivet i Trondheim – et statlig organ som har oppsyn med praktiseringen av Offentlighetsloven i forvaltningen som en av sine oppgaver.
Statsarkivet
Den konkrete saken har vi forelagt Statsarkivet i Trondheim og gjelder et dokument som går under saksnummer 2014/2062-3 og løpenummer 542/2015 i Hadsel kommunes offentlige postjournal. Innholdsfeltet for den daterte saken i postjournalen er ett hundre prosent sensurert og uten noen som helst opplysninger. I sakstittelen er det kun funnet ett ord: «Vareruta».
Dokumentet var i sin helhet unntatt offentlighet etter Offentlighetslovens paragraf 13 og Forvaltningslovens paragraf 13 – som begge omfatter opplysninger som er underlagt taushetsplikt i forvaltningen. Noen av sakene som er unntatt offentlighet kan oppfattes som de mest ubehagelige for kommunen, og det kan være mange grunner til det.
For knapp
Etter en vurdering i Statsarkivet i Trondheim har arkivar Knut Arild Knudsen sett nærmere på eksemplet fra den offentlige postjournalen i Hadsel kommune.
– Ut fra arkivforskriftens bestemmelser er en innførsel av «vareruta» for knapp, da en forutsetning er at beskrivelsen skal kunne identifisere dokumentet, skriver arkivar Knut Arild Knudsen i Statsarkivet i Trondheim i en e-postmelding til 8445melbu.no.
Lover og forskrifter
Men henvisning til arkivforskriften forklarer han at innføringer i journal- og arkivsystemer skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, uten at man samtidig røper opplysninger som er undergitt taushetsplikt.
Når dokumenter registreres i Hadsels offentlige postjournal skal det innføres jornalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om saken, innhold eller emne samt dokumentets dato.
Tar kritikken til etterretning
Vi har forelagt saken overfor konstituert rådmann i Hadsel, Espen Bjørnsund Gundersen, som har delegert kommunens svar til Kari Ann Olsen Lind, som i sin e-post til 8445melbu.no titulerer seg som kultur- og kommunikasjonssjef i Hadsel kommune.
– Det er de ulike saksbehandlere som oppretter saker og gir dem navn. Her valgte saksbehandler navnet «vareruta» som hun mente var beskrivende nok. Dette ut fra at dette hadde vært en omtalt sak i media tidligere, og hun mente at denne sakstittelen var beskrivende. I ettertid kan vi se at denne kanskje kunne oppfattes for knapp. Dette skal vi ta til etterretning, skriver kultur- og kommunikasjonssjef i Hadsel kommune.
Journalfører samme dag
Hun opplyser også at inngående dokument stemples av postmottak/arkiv og påføres mottatt dato.
– Vi journalfører vanligvis dokumentene samme dag som vi mottar dem. Ved fravær, ferie, sykdom i arkivet eller stor arbeidsmengde kan det skje at dokumentene blir liggende en dag før journalføring. Av dato påført ved stempling ser vi når dokumentet er mottatt, sier hun.
– Utgående dokument journalføres en uke (ca 5 arbeidsdager) etter at dokumentet er ferdigstilt av saksbehandler. Dette på grunn av den/de brevet er adressert til skal ha mottatt dokumentet, og ha fått anledning til å sette seg inn i dokumentets innhold før vi publiserer det i postjournalen, skriver kultur- og kommunikasjonssjef i Hadsel kommune.
Vi har også spurt kultur- og kommunikasjonssjefen hvorfor en tidligere godt fungerende innsynsordning på nett ikke gjeninnføres.
– Dette er som du sier en rutine som ble innført av tidligere rådmann. Inntil videre ønsker vi å opprettholde denne rutinen. Imidlertid evaluerer vi våre rutiner kontinuerlig, så det kan være at vi i fremtiden endrer på dette, sier hun.
Det hemmeligholdte dokumentet i dette eksemplet ga kommunen etter hvert fullt innsyn i, etter en formell begjæring fra 8445melbu.no.
