Deloittes rapport fra oktober viser til at Hadsel kommune mangler en samlet eierskapsmelding for Trollfjord AS. Resultatet er at lovkrav og anbefalinger om god selskapsstyring ikke etterleves fullt ut, og rutinene for styrevalg og rapportering har svakheter.
Rapporten utarbeidet for Hadsel kommune av Deloitte bekrefter at kommunen ikke har etablert en felles eierskapsmelding, som skal definere prinsipper for eierstyring, oversikt over alle kommunens eierskap og formål med hvert enkelt eierskap. Kommunen har tidligere hatt en slik felles eierskapsmelding, men denne ble for noen år siden erstattet av enkeltvise eiermeldinger for hvert selskap. Deloittes vurdering er at denne praksisen ikke tilfredsstiller kravet i kommuneloven §26-1, som stiller krav om en samlet eierskapsmelding godkjent av kommunestyret i hver valgperiode. Hadsel kommune har i dag ikke en oppdatert melding som gir samlet oversikt over alle selskaper og formålene med dem.
Anbefaler årlig rapport
Rapporoten viser til at KS anbefaler at kommunestyret mottar årlig rapport om økonomi og viktige saker i alle selskaper kommunen eier, gjerne som en integrert del av eierskapsmeldingen. Eierskapsmeldingen for Trollfjord AS beskriver at kommunestyret skal informeres om drift i forkant av generalforsamlingen hvert år, men Deloitte kan ikke se at det finnes noe system eller rutiner for å sikre at slik rapportering faktisk gjennomføres. Rapporten understreker at det er viktig at kommunestyret får informasjon om økonomi og andre sentrale forhold, slik at nødvendige tiltak og justeringer kan vurderes.
Har ikke valgkomité
Vedtektene til Trollfjord AS er revidert flere ganger de siste ti årene, sist i juni 2024 ved generalforsamlingen. Vedtektene inneholder opplysninger om aksjekapital, formål og styrets kompetanse. Det er også krav om at styrets leder og nestleder velges separat, og at innkalling til generalforsamling skal sendes ut senest en uke i forveien. Det er vedtektsfestet bruk av valgkomite ved valg av styremedlemmer, men Deloitte kan ikke se at dette er fulgt i praksis. Både i 2024 ble saken om valg av valgkomite ikke behandlet på generalforsamlingen, og det ble heller ikke på annen måte sikret bruk av valgkomité ved valg av styre. Dette strider mot vedtektene, kommunens egen eiermelding og KS sine anbefalinger for selskapsledelse og eierstyring.
Vanskelig å unngå sammenblanding
I intervjuene til rapporten pekes det på at tidligere var det ikke tillatt med politikere i styret til Trollfjord AS. Dette ble senere endret, og i dag sitter tre politikere blant styrets fem medlemmer. Rapporten påpeker to utfordringer ved dette: For det første kan det være vanskelig å unngå sammenblanding av roller mellom styrerepresentant og kommunestyremedlem. For det andre er det risiko for at kompetansebehovet til selskapet ikke ivaretas tilstrekkelig, dersom personer primært velges på bakgrunn av politisk tilhørighet. Deloitte anbefaler derfor at det utarbeides rutiner og retningslinjer for valg av styremedlemmer, og at valgkomiteen skal sikre nødvendig vurdering av kompetansen hos kandidatene.
KS anbefaler at hovedregelen er at styremedlemmer i morselskap ikke skal sitte i styret for datterselskap, bl.a. for å unngå rolleblanding og dobbeltroller. I rapporten fremkommer det overlapp mellom styremedlemmer i Trollfjord AS og datterselskapene, hvilket bør vurderes nærmere, heter det videre.
Jevnlige eiermøter
Rapporten viser at det gjennomføres jevnlige eiermøter mellom kommunen og Trollfjord AS, samt faste informasjonsmøter og statusoppdateringer. Kommunen har ansatt en næringssjef som leies ut til selskapet, og selskapet har fått ansvar for næringsutvikling på vegne av kommunen. Protokoller viser at ordfører har deltatt aktivt både som eierrepresentant og observatør i styret, og administrerende direktør vurderer dialogen som god. Samtidig fremgår det av evalueringene at rutiner kan forbedres og at rolleforståelsen til de politiske medlemmene bør styrkes.
Har tydlige rammer
Deloitte konkluderer med at Hadsel kommune har etablert tydelige rammer for driften av Trollfjord AS gjennom egne vedtak, eiermelding og vedtekter, men etterlever ikke fullt ut alle lovkrav og anbefalinger. Kommunen oppfordres til å utarbeide en samlet eierskapsmelding for hele virksomheten, etablere rutiner for årlig rapportering og oppfølging, og forbedre prosesser for valg av styremedlemmer. I tillegg bør rollen til styremedlemmer i datterselskaper gjennomgås nøye, slik at habilitet og kompetanse ivaretas på best mulig måte.
Blant de konkrete tiltakene Deloitte anbefaler, listes følgende:
- Utarbeide en eierskapsmelding med samlet oversikt over alle kommunens eierskap og formål.
- Sikre at kommunestyret mottar årlig rapportering om økonomi og viktige saker i selskapene.
- Vurdere om styringsdokumentene til Trollfjord AS har tilstrekkelig informasjon om utviklingsmål og måling av resultater.
- Sikre at valgkomite med ansvar for styrevalg settes ned, og etablere rutiner for valgkomiteens arbeid.
- Vurdere om praksisen med overlapp i styremedlemskap mellom Trollfjord og datterselskap er hensiktsmessig.
Rapporten understreker at alle fakta og anbefalinger er basert utelukkende på analyse av styringsdokumenter, vedtekter, protokoller og intervjuer med aktørene involvert, og ingen eksterne kilder er benyttet.
Rapporten kan leses i sin hethet her: Hadsel – EK av Trollfjord AS – Endelig rapport